Privacyverklaring De Virtuele Duizendpoot

De Virtuele Duizendpoot respecteert jouw privacy en zal jouw persoonsgegevens op een veilige en zorgvuldige manier verwerken, in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). In deze verklaring wordt uitgelegd welke persoonsgegevens De Virtuele Duizendpoot verwerkt, met welk doel, hoe De Virtuele Duizendpoot vervolgens met deze gegevens omgaat en hoelang deze gegevens bewaard blijven. Je wordt aangeraden deze privacyverklaring zorgvuldig te lezen. De verwerking van persoonsgegevens valt binnen de wettelijke vrijstellingsregelingen. Om die reden is de verwerking niet aangemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens is De Virtuele Duizendpoot, gevestigd te (2905 RM) Capelle aan den IJssel, aan de Zijpenberg 102 en ingeschreven in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel onder dossiernummer 86548115. De rechtsgeldige vertegenwoordiger betreft mevrouw C. Kramer.

Heb je vragen over jouw privacy? Neem dan contact op met De Virtuele Duizendpoot via info@devirtueleduizendpoot.nl. Voor alle aanvullende informatie over bescherming van persoonsgegevens kan je terecht op www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Persoonsgegevens

De Virtuele Duizendpoot verwerkt persoonsgegevens in de zin van artikel 4 AVG. Onder persoonsgegevens wordt verstaan: alle gegevens die informatie kunnen verschaffen over geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke personen. Indien de persoonsgegevens de gegevens van een persoon jonger dan 16 jaar zijn, dan is redelijkerwijze toestemming van de ouder(s) of voogd(en) vereist voor aanpassing, verwijdering of anderszins de verwerking van persoonsgegevens

De Virtuele Duizendpoot verwerkt jouw persoonsgegevens indien je deze gegevens actief aan De Virtuele Duizendpoot verstrekt, bijvoorbeeld wanneer je contact opneemt met De Virtuele Duizendpoot of bij het aangaan van een overeenkomst met De Virtuele Duizendpoot. De Virtuele Duizendpoot verwerkt jouw gegevens op basis van de toestemming die je hebt gegeven, op grond van een overeenkomst die je met De Virtuele Duizendpoot hebt gesloten, als dit noodzakelijk is om gerechtvaardigde belangen van De Virtuele Duizendpoot te behartigen of op grond van een wettelijke verplichting. Persoonsgegevens worden niet verwerkt op een wijze die onverenigbaar is met de doelstellingen waarvoor ze zijn verkregen.

Welke persoonsgegevens verwerkt De Virtuele Duizendpoot (grondslag en doelen)?

Communicatie
Wanneer je contact opneemt met De Virtuele Duizendpoot kunnen jouw bedrijfsgegevens, voor- en achternaam, e-mailadres en/of telefoonnummer worden verwerkt. Deze gegevens worden verwerkt om je zo goed mogelijk te kunnen helpen bij het beantwoorden van je vragen en verzoeken.

Wettelijke grondslag: gerechtvaardigd belang.

Offertes
Wanneer je een offerte-aanvraag indient bij De Virtuele Duizendpoot, worden jouw bedrijfsgegevens, voor- en achternaam, adresgegevens, e-mailadres en/of telefoonnummer verwerkt. Deze gegevens zijn nodig om jou een correcte offerte toe te sturen.

Wettelijke grondslag: gerechtvaardigd belang.

Dienstverlening
Om te zorgen dat De Virtuele Duizendpoot haar diensten kan uitoefenen, kunnen jouw bedrijfsgegevens (waaronder KvK-nummer en btw-nummer), voor- en achternaam, adresgegevens, e- mailadres en/of telefoonnummer worden verwerkt. Zonder deze gegevens kan De Virtuele Duizendpoot haar dienstverlening niet deugdelijk uitoefenen.

Wettelijke grondslag: uitvoering van de overeenkomst.

Facturatie en financiële administratie

Om jouw betaling af te kunnen handelen, worden jouw bedrijfsgegevens (waaronder KvK- nummer en btw-nummer), voor- en achternaam, e-mailadres, telefoonnummer, factuuradres en bankgegevens verwerkt. Deze gegevens zijn noodzakelijk om een correcte factuur op te stellen en, indien je de factuur niet tijdig voldoet, een incassotraject te starten.

Wettelijke grondslag: uitvoering van de overeenkomst.

Nieuwsbrieven/weggevers
Om ervoor te zorgen dat je de nieuwsbrieven en/of weggevers van De Virtuele Duizendpoot kan ontvangen, verwerkt De Virtuele Duizendpoot jouw voor- en/of achternaam en e-mailadres. Wanneer je je uitschrijft voor de nieuwsbrieven, worden deze gegevens direct verwijderd.

Wettelijke grondslag: toestemming.

Klachten

Wanneer je een klacht hebt over de dienstverlening van De Virtuele Duizendpoot, kunnen jouw bedrijfsgegevens, voor- en achternaam, e-mailadres en/of telefoonnummer worden verwerkt. Deze gegevens verwerkt De Virtuele Duizendpoot om tot een zo goed mogelijke oplossing te komen gedurende de overeenkomst.

Wettelijke grondslag: uitvoering van de overeenkomst.

Recensies
Om het mogelijk te maken om een recensie te kunnen plaatsen op de website of social media van De Virtuele Duizendpoot kunnen jouw bedrijfsnaam of voor- en/of achternaam worden opgeslagen. Dit gebeurt enkel met jouw uitdrukkelijke toestemming. Recensies kunnen ook geanonimiseerd worden geplaatst.

Wettelijke grondslag: toestemming.

Bewaartermijn persoonsgegevens

De persoonsgegevens die De Virtuele Duizendpoot verwerkt, worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is om de bovengenoemde doelen te realiseren waarvoor de persoonsgegevens worden verzameld. Persoonsgegevens worden bewaard tot de wettelijke bewaartermijn, tenzij anders noodzakelijk (artikel 5 AVG). Voor facturen en financiële administratie geldt, ten behoeve van de wettelijke administratieplicht van de Belastingdienst, een bewaartermijn van 7 jaar. Na deze periode worden de gegevens verwijderd of geanonimiseerd. Cookies worden bewaard voor de duur van jouw browsersessie. Recensies worden verwijderd, zodra De Virtuele Duizendpoot een verzoek tot verwijdering heeft ontvangen.

Persoonsgegevens delen aan derden

De Virtuele Duizendpoot deelt jouw persoonsgegevens niet met derden, tenzij dit nodig is voor de uitvoering van de overeenkomst, om te voldoen aan boekhoudkundige en overige administratieve verplichtingen of op grond van dwingende wet- en regelgeving. Deze derden zijn tot geheimhouding verplicht op grond van een verwerkersovereenkomst en/of wettelijke verplichting.

De Virtuele Duizendpoot zal met bedrijven die jouw persoonsgegevens verwerken in opdracht van De Virtuele Duizendpoot een verwerkersovereenkomst/geheimhoudingsverklaring afsluiten om te streven naar eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van jouw persoonsgegevens. De Virtuele Duizendpoot blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen. De Virtuele Duizendpoot zal persoonsgegevens nooit doorverkopen aan derden.

Met deze derden worden (mogelijk) jouw persoonsgegevens gedeeld: • E-mailmarketingsoftware
• Webhosting
• Betaaldiensten/systemen

• Boekhoudsysteem/boekhouder • T elecommunicatie

Geautomatiseerde besluitvorming

De persoonsgegevens waar De Virtuele Duizendpoot mee werkt, worden altijd door een persoon verwerkt. De Virtuele Duizendpoot neemt geen besluiten, op basis van geautomatiseerde verwerkingen, over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen. Het gaat hier om besluiten die worden genomen door computerprogramma’s en/of computersystemen.

Jouw privacyrechten

Je heb de volgende rechten met betrekking tot jouw persoonsgegevens: Het recht om geïnformeerd te worden (artikel 15 AVG)

Het recht op toegang (artikel 15 AVG)
Het recht op rectificatie (artikel 16 AVG)

Het recht om te wissen (artikel 17 AVG)
Het recht om de verwerking te beperken (artikel 18 AVG)
Het recht op gegevensportabiliteit (artikel 20, eerste lid onder a AVG)
Het recht om bezwaar te maken (artikel 21 AVG)
Rechten met betrekking tot geautomatiseerde besluitvorming en profilering (artikel 18 AVG)

Om gebruik te maken van genoemde rechten kan je jouw verzoek sturen naar info@devirtueleduizendpoot.nl. De Virtuele Duizendpoot zal zo snel mogelijk jouw verzoek beoordelen en uiterlijk binnen 30 dagen. Wanneer De Virtuele Duizendpoot niet aan jouw verzoek kan voldoen, laat zij je altijd weten waarom jouw verzoek is afgewezen. De Virtuele Duizendpoot is gerechtigd jouw identiteit te verifiëren, door middel van het verzoeken om het vertonen van een geldig legitimatiebewijs, rijbewijs of paspoort, wanneer je een dergelijk verzoek indient.

De Virtuele Duizendpoot wijst je tevens op de mogelijkheid om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dit kan via de volgende link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons.

Beveiliging

De Virtuele Duizendpoot neemt de bescherming van jouw persoonsgegevens serieus en neemt passende technische en organisatorische maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijzigingen tegen te gaan. De website heeft een SSL- certificaat, waardoor de gegevens over een beveiligde verbinding worden gestuurd. Documenten met eventuele persoonsgegevens worden in de Cloud en niet lokaal opgeslagen. Deze Cloud is beveiligd met een wachtwoord en tweestapsverificatie. Alle systemen/programma’s waar De Virtuele Duizendpoot mee werkt, zijn beveiligd met een wachtwoord en waar mogelijk met een tweestapsverificatie. Mobiele telefoons en computers zijn beveiligd met een wachtwoord. Heb je toch het idee dat jouw persoonsgegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik? Neem dan contact op met De Virtuele Duizendpoot.

Aansprakelijkheid

Deze privacyverklaring heeft enkel betrekking op persoonsgegevens die De Virtuele Duizendpoot verwerkt ten behoeve van de in deze verklaring besproken punten. De Virtuele Duizendpoot aanvaardt geen enkele aansprakelijkheid of verantwoordelijkheid voor de werking en/of inhoud van websites of diensten van derden.

Wijziging in deze privacyverklaring

Deze privacyverklaring is voor het laatst gewijzigd op 1 maart 2023. De Virtuele Duizendpoot heeft te allen tijde het recht deze verklaring te wijzigen. Op de website van De Virtuele Duizendpoot vind je de meest recente versie. Indien een gewijzigde verklaring gevolgen heeft voor de wijze waarop De Virtuele Duizendpoot jouw persoonsgegevens verwerkt, word je hiervan per e-mail op te hoogte gebracht.

Privacyverklaring De Virtuele Duizendpoot Versie: maart 2023